Sales Support

POSITION PROFILE

Responsable de la creación, validación y seguimiento de pedidos de ventas, demos, cambios por cambio y refacturaciones en el sistema ERP, asegurando la correcta ejecución del ciclo comercial desde la recepción del pedido hasta su facturación, en coordinación con las áreas de ventas, logística y finanzas.

Objetivos del rol:

• Garantizar la correcta entrada de pedidos en el ERP.
• Asegurar la integridad de los datos maestros utilizados en el proceso.
• Minimizar errores que afecten la entrega o facturación.
• Colaborar con otras áreas para resolver bloqueos o excepciones.

Job Duties and Responsibilities

• Mantener actualizado el reporte de ventas con la información del sistema para ver la etapa en que se encuentra el pedido (dos veces por día) y con los números de pedido de ventas “PVs” diariamente (dos veces por día).
• Seguimiento a la plataforma de ventas para el flujo de las ventas del mes asegurando los pedidos lleguen a la etapa de “Registro de ventas en el ERP” y poder ejecutar de esta manera los pedidos de venta “PV” asociados a ventas nuevas, demos, refacturaciones, cambios por garantía u otros a requerir desde el departamento de ventas.
• Escalar al coordinador de ventas, supervisores o managers de área, los casos donde las áreas no estén brindando una respuesta que afecte poder avanzar en el flujo hasta la etapa de “Registro de venta en el ERP” o aquellas que impacten la ejecución de los Pvs.
• Participar en las reuniones semanales de forecast (estimado), los pre-cierres de facturación del mes y el cierre de facturación del mes hasta completar los pedidos de facturación de ventas.
• Asistir en el seguimiento de la firma final de los contratos de venta o documentación a requerir de acuerdo con las instrucciones a recibir por el coordinador de ventas.

• Garantizar altos niveles de satisfacción de los clientes externos e internos mediante la atención y seguimiento de los elementos de escalación que reciba y gestione hasta su solución con las partes implicadas.

• Familiarizarse con todas las políticas, procedimientos estándares y legislación aplicable como aporte al Sistema Integrado de Gestión.
• Reportar y/o registrar cualquier incidente, vulnerabilidad y oportunidad de mejora en materia del Sistema Integrado de Gestión.
• Salvaguardar la información de la compañía y la que le ha sido confiada.
• Realizar cualquier otra función inherente al puesto a asignar por el coordinador de ventas.

Qualifications (Education, Experience and Certifications)

• Experiencia previa en manejo de ERP (mínimo 1-2 años)

Experiencia directa en la creación y gestión de pedidos de venta.

Familiaridad con flujos de trabajo comerciales y validaciones internas.

• Educación técnica o universitaria en áreas afines

Carreras como Administración de Empresas, Logística, Ingeniería Industrial, Contabilidad o afines.

También puede ser técnico medio o superior con experiencia comprobada.

• Certificación en ERP o experiencia de 1 a 2 años.
• Conocimiento de procesos comerciales y cadena de suministro

Entender cómo se relaciona el pedido con inventario, logística, facturación y atención al cliente.

• Manejo intermedio de Excel y herramientas de oficina

Para análisis de pedidos, conciliaciones, seguimiento de entregas o reportes

KNOWLEDGE, Skills And Abilities

• Atención al detalle

Fundamental para evitar errores en la entrada de datos, selección de productos, condiciones de pago o direcciones de entrega.

• Pensamiento lógico y estructurado

Ayuda a entender el flujo del pedido, identificar bloqueos y seguir procedimientos paso a paso dentro del ERP.

• Gestión del tiempo y priorización

Capacidad para manejar múltiples pedidos, cumplir con plazos de entrega y responder a urgencias sin comprometer la calidad.

• Comunicación efectiva

Para coordinar con ventas, logística, finanzas o clientes internos, y resolver dudas o inconsistencias rápidamente.

• Adaptabilidad tecnológica

Facilidad para aprender nuevas plataformas, actualizaciones del ERP o herramientas complementarias (CRM, BI, etc.).

FUNCTIONAL/TECHNICAL Competencies

• Dominio del ERP (365 preferiblemente)

Conocimiento práctico del módulo de ventas.

Capacidad para navegar, crear pedidos, verificar disponibilidad y gestionar condiciones comerciales.

•  Conocimiento de Ciclo de Ventas y Procesos Comerciales

Entender cómo fluye un pedido desde la cotización hasta la facturación.

Saber interpretar políticas de precios, descuentos, impuestos y condiciones de entrega.

• Gestión de Datos Maestros

Manejo de datos de clientes, productos, contratos, listas de precios y condiciones de pago.

Capacidad para detectar inconsistencias o errores en los datos que afectan el pedido.

• Precisión y Atención al Detalle

Alta capacidad para ingresar datos correctamente y validar información crítica (fechas, cantidades, centros logísticos, etc.).

Uso de validaciones cruzadas para evitar errores que afecten la facturación o la entrega.

• Comunicación Interdepartamental
• Habilidad para coordinar con ventas, logística, finanzas y atención al cliente.
• Capacidad para resolver bloqueos o excepciones en el flujo del pedido.

Working Conditions, MENTAL aND PHYSICAL DEMANDS

Riesgos ergonómicos: posturas inadecuadas y sedentación prolongada; riesgo psicosocial: estrés laboral; riesgos respiratorios: inhalación de aire frio por aire acondicionado y riesgos auditivos: uso de dispositivos móviles durante la jornada laboral.